Crea tu alojamiento

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En el siguiente artículo te explicamos, pestaña a pestaña, toda la introducción de datos completa para tener un anuncio bien introducido y detallado para poder publicarlo a la web o portales de venta.

Si prefieres empezar con una introducción de datos más básica, puede ir al artículo: Requisitos mínimos. En él, te explicamos concretamente los campos mínimos que los portales principales nos piden de forma obligatoria, para poder publicar con ellos.

Es imprescindible darle al botón "Guardar" que encontrarán al final de cada pestaña, para que el sistema guarde los cambios realizados.

Añadir la nueva propiedad

El primer paso a la hora de añadir una propiedad será ir a la pestaña 'Gestión > Registro y descripciones'. Desde esta pestaña podrás realizar el registro de los establecimientos y por defecto aparecerá un listado con las propiedades existentes, pudiendo filtrarse en distintos conceptos. Para crear una nueva propiedad tienes varias opciones:
  1. Añadir una nueva propiedad: clicando en la opción de Añadir podrás empezar a crear el registro de la nueva propiedad.
  1. Capturar una propiedad: si las propiedades ya están anunciadas en Airbnb, existe la posibilidad de importarte los primeros datos de la propiedad leyendo la información que tengas en Airbnb. Aunque importemos tus propiedades de Airbnb, deberás hacer una revisión del registro de la propiedad para completar el registro correctamente, al haber muchos campos que no nos comparten.
  1. Duplicar una propiedad ya existente: si hay más de una propiedad con las mismas características o similares, existe la opción de copiar la información de uno de los establecimientos previamente creados. Para ello debes hacer clic en el botón duplicar y te saldrá un listado con los establecimientos para duplicar. Una vez la hayas elegido, la propiedad se creará con la misma información, excepto el nombre y el acrónimo a los que se les añadirá un número consecutivo. Por ejemplo, si duplicamos 3 veces una propiedad llamada Loft tendremos Loft_2, Loft_3 y Loft_4.


Registro básico

La primera pestaña que tendrás, para empezar a completar la creación de la propiedad, es la pestaña de Registro. En este apartado, deberás introducir la información básica de la propiedad, que quedará dividida en los siguientes apartados:
  1. E-Mail: correo electrónico desde el cual se realizarán las comunicaciones con los clientes de esta propiedad. Así como el correo donde tú recibirás todas las notificaciones de las reservas.
  2. Acrónimo: nombre empleado para el uso interno de Icnea, y que no se visualiza fuera del programa.
  3. Nombre: nombre externo de la propiedad, el nombre comercial con el que quieres vender la propiedad de cara al cliente.
  4. Dirección, número, bloque, portal, escalera, piso, puerta, código postal, población y zona: información enviada a los canales y a la web para geolocalizar la propiedad, por tanto, cuanto más exacta sea, mejor.
  5. Persona de contacto, teléfono y teléfono móvil: a nivel informativo, aparecería una vez el cliente hiciera la reserva en el documento de confirmación.
  6. Tipo: para elegir la tipología de alojamiento que más se ajuste a esta propiedad. En caso de elegir tipologías de estilo multi-unidad (apartamentos múltiples, hotel, hostal, albergue, etc.), al elegir esta opción el sistema os añadirá nuevas pestañas en el registro referentes a las tipologías de habitación, o al número total de unidades que tendrás en esta propiedad.
  7. Gestión: existen 3 opciones principales a la hora de gestionar la propiedad:
    1. Propiedad: cuando somos nosotros los propietarios del establecimiento.
    2. Gestión: cuando se realiza la gestión de la propiedad, se gestionan las reservas, contacto con el cliente, check-in/out, limpiezas, sin embargo, el propietario no eres tú, o la empresa.
    3. Comisión: cuando hacéis de intermediario. Podéis tener propiedades de otras personas para poder ofrecerlas a tu página web, sin embargo, la gestión de la propiedad no la realizas directamente tú. Funcionaríais solo como intermediario de la propiedad para venderla únicamente en la web, pero no gestionar nada de dicha propiedad. En este caso habría 3 variables (comisión + check-in / + limpieza / + check-in y limpieza), en cuyo caso se te añadirán las propiedades que hagas de intermediario en tus pestañas de entradas, salidas y limpiezas, para que también las puedas gestionar. Con esta función no podrás conectar a canales, solo publicar en web.


Ámbito legal:
  1. Referencia catastral: para aspectos como el Modelo 179 o algunos canales.
  2. Código de la policía: para realizar la declaración de huéspedes hacia la hospedería adecuada. Esta declaración se puede automatizar para que el sistema envíe el registro de huéspedes de forma automática. Para conocer como automatizar, en base a la hospedería de tu zona, ve a Declaración de huéspedes, selecciona tu país, y hospedería, y podrás ver en detalle como debes configurar los datos para poder automatizar el envío.
  3. Código de registro turístico: si en la región donde está el alojamiento es obligatorio tener un código de registro turístico, será imprescindible para poder conectar con los canales.


Otros: 
  1. Observaciones y web: información de interés para los usuarios que accedan a la propiedad, pero que no será visualizada por el cliente final.
  2. Certificados: si tienes un certificado energético, puedes incluirlo a la información de tus anuncios web.
  3. Bloqueo preventivo: al seleccionar una de las opciones disponibles, el sistema te bloqueará de forma automática el día antes de la entrada, el día de la salida, o ambos, cada vez que entre una reserva nueva.
  4. Bloqueo mutuo: el bloqueo mutuo te permite vincular los calendarios de disponibilidad de 2 propiedades. Al elegir una propiedad del bloqueo mutuo, crearás la propiedad elegida como la "propiedad madre", y todas las propiedades a la que le indiques dicha propiedad madre, se vincularán a ella. Cuando una propiedad madre sea bloqueada, todas las hijas se bloquearán automáticamente. Y si una propiedad hija es bloqueada, únicamente la propiedad madre se bloqueará automáticamente. En caso de querer eliminar el vínculo, en la propiedad madre encontrarás un icono de una papelera para poder eliminarlo.  
  5. Wifi: credenciales wifi, de tu propiedad. Al colocarlos, el sistema los mostrará en la webapp de huéspedes, en su pantalla de inicio, para que los huéspedes tengan siempre a mano los datos del wifi.
  6. Código de llaves: en caso de no tener integración con ningún sistema de cerraduras, pero si tener un cajetín con código de llaves que quieres que se visualice en la webapp a partir del momento en que el cliente llegue y haya completado la reserva, puedes introducir el código único de esta propiedad en el espacio de código de llaves, y de esta forma el código por teclado ya será visible, siempre y cuando el cliente complete la reserva y sea el día de su entrada. 
  7. Título y descripción: el título debe tener entre 20 y 80 caracteres y la descripción debe tener entre 100 y 150 caracteres. Por defecto aparecerán los idiomas que tengáis activados en vuestra cuenta, editables desde 'Servidor > Configuración del sistema'.
  8. URL del calendario: esta casilla servirá para introducir un enlace iCal de alguna agencia externa con la que no exista conexión, y permitirá que los calendarios de esta propiedad se sincronicen con dicha agencia.


Funciones extras:
  1. No publicar en Web: en caso de tener una propiedad para gestionar, pero que no la quieras vender por la web, puedes seleccionar esta opción. Al integrar con la página web directa, el sistema detectará esta marca de la propiedad, y no te la incluirá en el listado de propiedades de la web.
  2. Bloqueado: si tienes una propiedad que has dejado de gestionar, pero no quieres eliminarla de forma definitiva del sistema, para poder mantener los datos de reservas y estadísticas de la propiedad, puedes bloquearla. Por un lado, ya no tendrás la propiedad en tus gestiones del día a día, de forma que no te molestará visualmente. Por otro lado, el sistema te cobrará como si fuera 1 propiedad activa, por cada 5 bloqueadas que tengas. Para saber más en detalle de cómo bloquear una propiedad correctamente, puedes ir al artículo: Bloquea o elimina una propiedad.



Características y servicios

El siguiente apartado es el de características, que se divide en 3 partes:
  1. Características generales: se trata de los aspectos básicos de la propiedad, y que, en muchos casos, será obligatorio para las conexiones con ciertos canales.

  1. Habitaciones y baños: permite detallar la distribución y composición de las diferentes habitaciones o baños, pudiendo especificar, en el caso de las habitaciones, con cuántas camas cuenta cada habitación y de qué tipo, la superficie o la planta en la que se sitúa. Y en el caso de los baños, permitiría detallar los distintos equipamientos con los que cuenta.

  1. Equipamiento, servicios, entorno, vistas, normas de la casa, detalles de construcción: existe una amplia gama de opciones a escoger, a fin de tener una información veraz y actualizada de la propiedad. Deberás ir seleccionando las casillas correspondientes.


Descripciones

En el apartado de descripciones debes completar las descripciones detalladas de la propiedad. Para empezar con la introducción de descripciones en los distintos idiomas, debes clicar en 'Añadir Descripción'.


Es muy importante que siempre haya una descripción general para todos los portales de venta. A partir de esta descripción base, puedes añadir descripciones específicas por canal.



Para poder crear la descripción general, en el desplegable web, debes dejar la opción en blanco. Para crear el resto de descripciones por canal, debes añadir nuevas descripciones y en cada una elegir el canal al que se dirige.



Para tener los canales disponibles, primero tendrán que estar añadidos desde 'Channel > Registro de agencias'.


Situación

En la pestaña de situación podrás poner las coordenadas exactas de la propiedad, así como las distancias a distintos puntos de interés.

Cuando se registra por primera vez la propiedad, y se coloca la dirección desde la pestaña de 'Registro', el sistema hace una primera búsqueda de la dirección a través del Google Maps y coloca una ubicación aproximada. En caso de que la ubicación no fuera exacta, se puede modificar moviendo el puntero rojo o poniendo las coordenadas de latitud y longitud manualmente.



Además, existe la opción de indicar las distancias (siempre en kilómetros) a las que se encuentra el establecimiento, respecto a puntos de interés como el aeropuerto, la estación, supermercados, transporte público, etc.




Fotos

El sistema te permitirá subir un total de 48 fotos de la propiedad, que se enviarán tanto a los canales como en la web. Y además, tendrás hasta 12 fotos extras, para detallar el entorno y 4 de mapas, que solo se compartirán para la página web. 

Para subir las fotos debes clicar en el + que te aparece en las casillas, pudiendo subir una o varias a la vez.




La primera foto del listado de fotos, será enviada como portada, pero el orden de las fotos puede alterarse tantas veces se necesite, solo tienes que coger la foto, arrastrarla, y dejarla ir con el nuevo orden. 

Hay que tener en cuenta que cuanta mayor sea la calidad de las fotos, mejor visualización tendrás en los canales, por ello te recomendamos que subas fotos de más de 2100px. 

En caso de que no tengas fotos de tanta resolución, puedes subir fotos más pequeñas, siendo el mínimo de 700x525px. Además, todas las fotos deben ser horizontales, en caso de subir una foto en formato vertical, el sistema te la girará automáticamente. 

Una vez subidas las imágenes, el programa te mostrará a través de unos checks o cruces la calidad que estas tienen.




Reserva

Dentro del apartado de 'Reserva' hay varios espacios relacionados con la configuración de tus reservas, algunos de ellos serán exclusivamente para tus reservas directas o de web, y otros se compartirán también a los portales de venta. 
  1. Reserva: estas opciones solo están disponibles para la configuración de la página web propia. 
    1. Reserva: aquí debes configurar qué tipo de reserva quieres que se aplique en esta propiedad, eligiendo entre Reserva Online (directa o inmediata), Reserva On Request (solicitud de reserva, que tú deberás aceptar).
    2. Antelación de reserva: en base al número de días que pongas, el sistema restringirá el poder hacer reservas con un mínimo de antelación. Si colocas en número de días, 0 días, y guardas, te aparecerá el campo para poder indicar cuantas horas antes de que termine el día será tu release. Por si quieres aceptar reservas para el mismo día, pero como muy tarde hasta las 20h, por ejemplo. En cuyo caso la configuración quedaría 0 días y 4 horas. El release o antelación de reserva se envía a algunos canales, no a todos. 
    3. Copia de e-mail de reserva: de forma opcional, puedes configurar una cuenta de correo, para que enviemos un duplicado de la confirmación de las reservas. Ten en cuenta que por defecto el sistema te enviará el correo de confirmación al correo principal introducido desde la pestaña de registro, este correo será uno secundario. 
  2. Política de cancelación: ofrecemos 3 líneas en las cuales puedes introducir el porcentaje de reembolso basándose en el tiempo con el que se cancele la reserva. Esta información solo se transmite a la web, y a un par de canales. Con la gran mayoría de canales, cada portal tiene sus propias políticas, y se configuran desde el propio portal, o desde 'Channel > Configuración de las conexiones'
  3. Cargos: te permitirá añadir cargos extras para cada reserva que te hagan, a pagar de forma obligatoria por todos tus huéspedes. Estos cargos se desglosan en: 
    1. Cargo de gestión: te permite añadir un coste extra en % respecto el total, o en cantidad fija, para cualquier reserva hecha por la página web. Exclusivo para la página web, no se transmite a canales.
    2. Cargo de limpieza: añadirá el coste de limpieza, separado de las noches, por cada reserva. Además, puedes configurar de qué forma crearemos la limpieza automática en la planificación de la limpieza. Por fecha de salida, por fecha de entrada, ambas, o por cada día de la reserva. 
    3. Fianza: te permite añadir una fianza o depósito a tus reservas. Podrás configurar como se va a efectuar el cobro de cara a tus huéspedes.
      1. Además, en caso de tener conexión con Booking, y crear el anuncio hacia Booking de 0, podrás configurar de qué forma enviaremos la información de la fianza hacia Booking.
  4. Coste: en caso de tener usuarios de limpieza y/o check-in/out, el sistema te permite configurar qué coste tienen estas personas, por cada limpieza, entrada o salida, que hayan realizado. El valor puede ser distinto al que configuras en la limpieza que cobras al huésped. Posteriormente, desde 'Administración > Servicios de limpieza (o check-in/check-out)', registraremos el coste total de cada persona, en base al número de servicios realizados. 
  5. Tasa turística: en caso de que sea obligatoria en tu población, se puede configurar para que esté incluida o excluida del precio, así como la cantidad a abonar por persona y día y las restricciones temporales y de edad.
  6. Horario de entrada y salida: en este apartado será donde configurarás el horario en el cual el cliente debe hacer el check-in o el check-out sin ningún coste, y en caso necesario el coste que deberá asumir en caso de realizar la entrada o salida en una franja de tiempo diferente.
  7. Métodos de check-in: en este apartado podrás indicar de qué forma acostumbras a hacer el check-in de tus reservas. Además, dependiendo de la opción que elijas, una vez lo hayas guardado se habilitarán casillas adicionales donde podrás informar de una dirección de recogida de llaves, la marca de la cerradura en caso de ir con código, cuando le enviarás las instrucciones de acceso, entre muchas otras opciones que van apareciendo cuando eliges una u otra opción. 


Factura

En la pestaña 'Factura', deberás configurar el IVA (o impuesto correspondiente, según país), de los diferentes conceptos de una reserva. 



Esto te permitirá poder indicar en las facturas hacia los huéspedes, qué % de impuesto tienen aplicado. 

Todos los precios que introduzcas en Icnea siempre serán impuestos incluidos, es decir que el sistema te lo desglosará en la factura hacia el huésped, nunca hará +IVA (o impuesto). 

En caso de tener un sistema de contabilidad integrado con Icnea, también te aparecerá toda una tabla para que puedas introducir tus cuentas contables. Para saber más acerca de los programas contables con los que tenemos integración, puedes ir a Programas de Contabilidad. 


Hay 2 pestañas más, que tendrás en el registro de tus propiedades, 'Instrucciones y Limpiezas'. 

  1. Instrucciones: te permitirá añadir información de interés para tus huéspedes, que se sincronizará directamente con la webapp de huéspedes que puedes ofrecer desde Icnea. Para ver en más detalle, como configurar la pestaña, y las opciones disponibles, ir al artículo: Configura las instrucciones para tu webapp de huéspedes.

  1. Limpiezas: te permitirá crear las tareas de limpieza de cada propiedad, para tu personal de limpieza. Con ello podrás marcar todas las tareas que una persona de limpieza debe realizar para terminar una propiedad, y que así puedan hacer un seguimiento de que esté todo hecho. Para ver en más detalle, como configurar las opciones, ir al artículo: Configura tus tareas de limpieza.

Finalmente, si has configurado una tipología de propiedad de tipo multi-unidad, también te aparecerá la pestaña 'Unidades' o 'Habitaciones'. Para saber como configurar correctamente esta pestaña, y sus usos, puedes ir a ver el artículo: Unidades y habitaciones (para multi-unidades).

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