Faça o check-in e o check-out de uma reserva
Caso receba seus clientes pessoalmente, recomendamos que use o módulo de check-in da Icnea, o qual explicaremos a seguir.
Para isso, você pode ir à aba 'Reservas > Planejamento das entradas', para fazer o check-in através do computador.
Caso faça isso a partir de um celular ou tablet, recomendamos abrir com o app de check-in ou de gestor. Nesse módulo de check-in, você terá passo a passo cada dado que deve completar, poderá registrar os hóspedes ou lê-los através do leitor móvel com foto, pagar algo restante ou finalizar a assinatura dos hóspedes ou contrato. Você pode se informar sobre o funcionamento desses apps no artigo: App de usuários de check-in/out.
Se o check-in não for presencial, você deverá informar mais detalhadamente os passos a seguir, com os e-mails que envia sobre o acesso ao guest app. Dessa forma, você garantirá que a maioria dos hóspedes saiba realizar todo o check-in completamente. Além disso, você pode integrar com diferentes empresas de fechaduras eletrônicas, para que o hóspede receba o código ou link de abertura diretamente do guest app. E somente se tiver completado o registro, pago, etc., a chave será ativada para o dia e hora do check-in. Para se informar sobre quais empresas podemos integrar, você pode ir à pasta de Integrações com empresas de chaves e fechaduras.
Planejamento das entradas - Como fazer o check-in
Se você for à seção de entradas em 'Reservas > Planejamento das entradas', você poderá visualizar uma lista de todas as reservas que entram durante a semana em curso, em ordem de chegada, primeiro por dia e depois por hora de entrada estipulada na reserva.
A visualização semanal é uma configuração padrão, mas se você for em 'Servidor > Configuração do sistema' e procurar o ponto 'Planejamento de entradas e saídas', também pode escolher se prefere a visualização diária (ou seja, ver apenas as entradas e saídas do dia atual) ou mensal.
Nesta aba, você poderá ver vários dados de rápida visualização, para ter uma ideia do estado da reserva. Por exemplo, você poderá ver a origem da reserva, se é de canal ou reserva direta, alguma observação adicionada na reserva, se já pagaram tudo ou falta algo a pagar, e se já registraram os hóspedes da reserva. Neste último caso, o número de pessoas será mostrado em cor cinza se todos os hóspedes estiverem registrados ou em vermelho se nenhum ou apenas alguns foram registrados e ainda falta registrar mais algum.
Você verá que à esquerda de cada reserva há vários ícones.
O ícone da impressora permite imprimir diretamente o contrato ou recibo, conforme configurado em 'Servidor > Configuração do sistema'.
O ícone do documento permite realizar todo o processo de check-in. Ele guiará passo a passo cada um dos campos que você deve preencher ou completar para ter o check-in totalmente concluído. O processo inclui: adicionar os diferentes hóspedes, completar os dados de faturamento e finalizar pagamentos pendentes, assinar os hóspedes registrados e revisar e assinar o contrato da reserva.
O ícone da porta de entrada permite confirmar que o check-in já foi concluído.
Quando você clicar em 'check-in confirmado', os hóspedes não poderão modificar nenhum dado de sua reserva ou registro por segurança. Se faltar algum hóspede para registrar ou o processo não estiver completo, não marque o check-in ainda.
É importante marcar que o check-in foi finalizado quando realmente for o caso, pois se você tiver automatizado o envio de e-mails de agradecimento, esse e-mail só será enviado se a reserva estiver registrada como 'Entrada', ou seja, se o check-in tiver sido marcado como concluído.
Planejamento das saídas - Como fazer o check-out
O próximo passo será realizar o check-out do seu hóspede. Neste caso, o processo será muito mais rápido, pois todos os dados já terão sido preenchidos anteriormente, e você só precisará revisar se não houve pedidos extras durante a estadia que devem ser cobrados.
Caso tudo esteja corretamente preenchido, há 2 ícones que você pode usar.
O ícone de manutenção permite criar uma tarefa de manutenção ou incidente para a propriedade da qual você está fazendo a saída. Basta adicionar um título, uma explicação e, opcionalmente, fotos, e salvar. Uma vez criada, essa incidência estará disponível na aba 'Reservas > Incidências e manutenção' ou no próprio usuário da webapp de manutenção.
O ícone da porta de saída permite confirmar que o check-out foi concluído e que os clientes já se foram. Assim, a propriedade estará pronta para limpeza.
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