Conteúdo de uma Reserva
Uma reserva, seja criada manualmente ou recebida através de um canal, possui várias abas de informação.
Essas abas são organizadas em:
- Cliente: Dados do titular da reserva e observações.
- Reserva: Dados das noites, preços e pagamentos.
- Hóspedes: Dados de cada hóspede alojado na reserva.
- Chat: Chat com o hóspede, seja através dos portais que têm integração ou pelo chat do aplicativo do hóspede.
- Correio: Histórico dos e-mails enviados ou para enviar novos e-mails manualmente.
- Testemunho: Avaliação deixada pelo hóspede e opção de responder.
- Logs: Toda alteração que a reserva sofreu, indicando quem, quando e onde ocorreu a mudança.
- Histórico: Histórico das reservas deste mesmo cliente, de suas faturas ou do envio da declaração de hóspedes enviada para a hospedaria.
Para que o sistema permita registrar uma reserva da forma mais rápida possível, há 3 dados que são 100% obrigatórios: Nome do cliente, adicionar os dias da reserva e o valor. Com esses 3 dados, a reserva já estará bloqueando datas e você poderá completar o restante dos dados secundários com mais calma.
Cliente
A aba de 'Cliente' é organizada em várias seções de informação do titular da reserva:
- Dados da reserva: Para inserir os dados para comunicação com o titular. Seu nome, e-mail e idioma. Com isso, os e-mails automáticos enviados serão direcionados para seu e-mail e no idioma escolhido. Também é possível indicar informações adicionais como horários de chegada ou saída, número de voo ou uma referência de reserva em caso de reservas de canais externos.
- Dados de cobrança: Para indicar o cartão de crédito ou débito do cliente.
- Dados de contato: Para indicar os dados de faturamento do cliente. Endereço e código fiscal (CPF, CNPJ, Passaporte). Esses dados serão utilizados pelo sistema para gerar a fatura da reserva.
- Classificação: Para escolher motivos das reservas e indicar etiquetas previamente criadas. Essas classificações servirão para criar campanhas de marketing no módulo de Marketing do sistema. Se quiser mais informações sobre o módulo de Marketing, consulte a seção CRM e circulares.
- Aplicações: O sistema indicará o link para o aplicativo do hóspede dessa reserva e permitirá adicionar um código de chave ou criar a chave eletrônica caso esteja conectado com uma empresa de chaves. Se estiver interessado em se conectar com uma empresa de fechaduras eletrônicas, veja as integrações que oferecemos no Sistema de Fechaduras.
- Observações: Permite adicionar comentários adicionais à reserva. As observações do cliente são comentários que o cliente também poderá visualizar. Os demais comentários são de caráter interno, sempre considerando que uma observação de entrada será visível por um usuário de check-in/check-out ou limpeza, e assim por diante para cada tipo de observação.
Reserva
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Na aba de 'Reserva', o sistema permite visualizar, modificar, adicionar ou excluir informações das noites e preços da reserva. Ou adicionar possíveis extras ou suplementos.
Também é a aba para adicionar os pagamentos realizados da reserva ou indicar qual valor deve ser solicitado ao cliente, a partir de 'Pagamento antecipado', para que você possa enviar a solicitação de pagamento da reserva manualmente.
Finalmente, você pode confirmar ou cancelar a reserva.
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Hóspedes
A aba de 'Hóspedes' permite visualizar o registro de hóspedes realizado.
O registro pode ter sido manualmente pelo PMS, manualmente pelo aplicativo de check-in ou feito pelo próprio hóspede através do seu aplicativo de hóspede.
Se houver algum erro, você pode editar manualmente. Ou visualizar as informações, não apenas dos dados, mas também das fotos solicitadas.
Chat
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Na aba de 'Chat', você pode ver as mensagens que o próprio hóspede enviou e responder.
Em reservas de canais, como Booking ou Airbnb, que possuem um chat próprio, a ferramenta de chat da Icnea é uma conexão direta com o chat do portal. Se o cliente escrever para você através do chat do Airbnb, isso será recebido na Icnea e você poderá responder diretamente da Icnea, de forma que a resposta será recebida pelo cliente no aplicativo do Airbnb também.
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Correios
Na aba de 'Correios', você pode visualizar tanto os e-mails já enviados, para verificar se um e-mail automático foi enviado ou para ver o conteúdo do próprio e-mail, quanto enviar um novo e-mail totalmente manual através do PMS, para que fique registrado.
Ao clicar no botão 'Novo E-mail', o sistema abrirá um modelo para que você possa escrever o assunto e o texto do e-mail, ou escolher um dos modelos que você tenha criado, podendo editá-lo naquele momento.
Testemunho
Assim como no chat, também temos a possibilidade de responder a uma avaliação escrita pelo hóspede.
Se o hóspede deixou uma avaliação da reserva, seja através do link direto da Icnea de agradecimento ou através do aplicativo do portal, o sistema permite responder a essa avaliação para que o hóspede a receba e possa ser publicada no portal correspondente ou no site.
Logs
O sistema registra qualquer mudança que tenha ocorrido dentro de uma reserva, assim como quem e quando realizou essa mudança.
Por isso, é muito importante ter bem registrado cada usuário que possa acessar o PMS, para que se possa ter um controle exato de quem fez a alteração.
Há informações básicas, como se as noites, cobranças ou limpezas foram adicionadas, excluídas ou modificadas. Mas, em caso de dúvidas ao interpretar algum dos logs, não hesite em entrar em contato com support@icnea.net. Ajudaremos a entender o log de mudança.
Histórico
Na aba de 'Histórico', o sistema informa sobre todas as reservas desse mesmo cliente, para que você possa visualizar de forma ágil as informações antigas do cliente.
Além disso, também permite ver se já foi emitida a fatura da reserva, enviá-la por e-mail ou baixá-la novamente.
E, em caso de integração com uma hospedaria em formato automático, também indicará, no dia seguinte à entrada do hóspede, o dia, a hora e o número da declaração de registro feita na hospedaria em questão.
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