App de gestores
Para que puedas gestionar tus reservas y propiedades desde cualquier lugar, desde Icnea te ofrecemos la webapp de gestores, con muchas de las funciones que tienes en el PMS, pero adaptado para que lo puedas usar desde tu propio dispositivo móvil.
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Con la webapp, podrás:
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A continuación te mostramos pestaña a pestaña los detalles de cada función.
Inicio
La pantalla de inicio que encontrarás, es un listado de las pestañas principales que podrás usar con el sistema. Además, también hay un buscador de reservas para que puedas encontrarlas de forma más rápida.
Reservas
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Podrás visualizar, con la pestaña de 'Reservas' un listado de todas tus reservas a partir del día de hoy, hacia futuro.
Además, también tendrás una herramienta de búsqueda, y otra de filtro, para que puedas buscar ciertas reservas en particular.
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Calendario
Desde el calendario tendrás la vista de tus reservas en formato de calendario. La vista inicial será de modo semanal, pero si seleccionas una propiedad en concreto, podrás ver su calendario particular del mes.
Al mismo tiempo, podrás moverte de semanas o meses con las flechas.
Adicionalmente, tendrás las funciones de poder crear nuevas reservas, añadir bloqueos, o revisar los datos de las reservas ya existentes y modificarla.
Crear bloqueos o reservas
Para crear una nueva reserva, tendrás que clicar en el botón 'Añadir reserva'. Una vez hecho, tendrás una pantalla para rellenar los datos principales (propiedad, fechas, nombre, correo, teléfono, número de personas, precio y observaciones simples).
Ten en cuenta que si quieres añadir más datos en la reserva, como extras, suplementos, observaciones, etc. tendrás que hacerlo desde el PMS directamente. La webapp móvil permite cambiar precios, fechas, datos de contacto, huéspedes, y cobros.
La otra opción que tenéis, es crear un bloqueo, para poder cerrar fechas concretas de forma rápida. El bloqueo solo os cerrará la disponibilidad, no os creará limpiezas automáticas, pero tampoco os añadirá información a las estadísticas.
Gestión de reservas
Desde el sistema de webapp de gestor, tendrás la posibilidad de entrar en más detalle a las reservas, y añadir o modificar datos.
En primer lugar, tendrás la función específica de esta webapp de poder modificar la reserva, para añadir un valor de limpieza, fianza, cargos, descuentos. Así como editar algunos datos ya existentes.
En segundo lugar, también tendrás la función de poder hacer el check-in de la reserva, con los 4 pasos principales de confirmar los datos de contacto, añadir huéspedes y firmar, añadir cobros, y firmar el contrato. Así como finalizar el check-in, confirmando que ya han entrado.
Datos de la Reserva
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Desde la pestaña de Datos de la Reserva, podrás terminar de completar los datos de contacto y dirección fiscal, necesarios para emitir facturas.
Además, podrás verificar con el cliente su hora de salida, su correo, o añadir observaciones si fuese necesario.
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Huéspedes
En la pestaña de huéspedes, podrás registrar los
pasaportes o documentos de identidad, para que posteriormente se pueda hacer la declaración de huéspedes a la hospedería adecuada.
Para facilitar el registro de huéspedes, hay una función de escaneo de documento.
Solo disponible en el formato de webapp móvil
. En el cual, podrás fotografiar el documento, y el sistema leerá los datos y los registrará.
Una vez se vayan introduciendo los huéspedes, el sistema también solicitará que añadas las fotos del anverso y reverso del documento, que hagas una selfie del huésped, o que añadas la firma del registro.
Todos estos datos se pueden activar o desactivar desde
'Servidor > Configuración del sistema > Webapps'
. Y además, también se puede elegir, si será o no obligatorio, que todos los adultos se hayan registrado y firmado, para poder hacer el contrato.
Pago
La pestaña de Pago, te permite terminar de cobrar la reserva al huésped. Puedes añadir un cobro manual (es decir, que hayas cobrado en efectivo), o también puedes abrir la plataforma del TPV para poner los datos de la tarjeta del cliente y cobrarle en ese momento. Lo mismo pasará con el cobro de la fianza.
Como usuario máster, también hay la función añadida de poder guardar unos gastos extras para el huésped, registrándolos como gastos de entrada.
Los pagos se activarán en base a:
¿Aún no tienes un TPV virtual integrado? Infórmate sobre los que se pueden integrar con Icnea desde
Configura tu TPV virtual
.
Contrato
Para finalizar el proceso general de check-in online, el último paso será solicitar al huésped que firmen el contrato.
El sistema genera un contrato base. En este contrato, hay las condiciones generales de contratación, que puedes editar desde
'Servidor > Textos de contratos y emails'.
Además, también podrás añadir una firma para el contrato desde el registro de gestores.
Limpiezas
Como usuario máster del sistema, tu acceso tendrá la herramienta de gestión de limpiezas completa.
Podrás ver un listado de las limpiezas de la próxima semana. Ver el calendario de forma semanal, pero con las reservas y limpiezas colocadas en el calendario. Y gestionar tú mismo la limpieza, editando y actualizando una limpieza ya existente.
Listado de limpiezas
La función principal, al abrir la pestaña de limpiezas en vuestra webapp de gestor, es la vista en listado de las limpiezas de la semana.
El objetivo principal de esta pestaña es mostrar las limpiezas que tendrán que hacer las personas de limpieza a lo largo del día de hoy, o de la semana.
De forma rápida y visual, sin necesidad de entrar en el detalle de la limpieza, hay varios datos que se pueden conocer desde esta pestaña.
1.
Tenéis una reserva que entra hoy, pero no es necesario realizar una limpieza a fondo de la propiedad. Importante revisarla, para ver que no se tenga que colocar algo especial, pero sabiendo que será menos trabajo que realizar una limpieza completa de toda la propiedad.
2.
Limpieza por realizar (la cual te aparecerá en color rojo, amarillo o verde según su estado), en el cual salen los clientes, pero también hay una entrada de otra reserva. En cuyo caso, el sistema mostrará que hay un check-out y también un check-in, y las horas de salida/entrada en caso de haberlas registrado en la reserva.
3.
Limpieza por realizar, pero solo con el check-out. Es importante hacerla, pero menos urgente que una propiedad donde entrarán clientes, como en el segundo ejemplo.
4.
Finalmente, podrás visualizar el estado de la limpieza rápidamente con su leyenda de colores.
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Rojo > Por hacer, limpieza pendiente
Amarillo > Limpieza en proceso
Verde > Limpieza terminada
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Calendario de limpiezas
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La segunda opción de visualización disponible para el módulo de limpieza será su pestaña de calendario semanal.
En este caso, la pestaña te muestra casi la misma información que el listado, pero en un formato de calendario más visual, y semana por semana.
Las bolitas representarán las limpiezas efectuadas, con la misma leyenda de colores.
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Gestión de la limpieza
Para terminar, cuando se entra dentro de una limpieza creada, hay varias gestiones que puedes hacer.
1.
Primeramente, tienes la función principal de marcar la limpieza como empezada, o terminada.
En primer lugar, se muestra los detalles de la limpieza, en qué propiedad se hace, qué usuario lo tiene asignado (en caso de haber uno), y observaciones que se hayan colocado.
Además, solo en caso de haber creado tareas de limpieza, también tendrás cada una de las tareas creadas, con sus funciones de añadir fotos o marcar como completado, según la configuración realizada. Para ver en más detalle como puedes configurar las tareas para el personal de limpieza, ir al artículo
Configura tus tareas de limpieza
.
2.
A continuación, y a modo informativo, el sistema te mostrará la información del check-out y/o check-in que vaya relacionado con esta limpieza.
Con ello podrás visualizar información de cuantas personas se alojarán en la nueva entrada y a qué hora llegarán / se marchan.
3.
Finalmente, como persona de limpieza también tendrás la función de añadir observaciones relacionadas con las limpiezas, y añadir incidencias de mantenimiento.
En el caso de la incidencia de mantenimiento, podrás añadir un titular (motivo), una descripción más en detalle, la razón de la avería, y subir fotos del estado actual. Al guardar, el sistema creará la incidencia para el personal de
mantenimiento.
Chat
Desde la pestaña de 'Mensajes', el sistema te permitirá ver los nuevos chats que tengas con tus clientes directos, o de los canales con chat integrado.
En primer lugar, tendrás el listado general de todos los chats, pudiendo visualizar qué reserva, nombre de cliente y propiedad es. Y una vez entres dentro del chat en cuestión, podrás ver toda la conversación mantenida con dicho cliente, y responderle directamente desde la webapp.
En caso de una reserva de canal, tipo Airbnb, al estar el chat integrado podrás ver los mensajes que el cliente te escribe desde Airbnb, y responderlos también directamente desde la webapp, y estos se mandarán a la mensajería de Airbnb.
Mantenimiento
Como usuario máster del sistema, tu acceso tendrá la herramienta de gestión de mantenimiento completa.
Podrás ver el listado completo de incidencias por hacer. Ver el calendario de forma semanal con las reservas. Y gestionar tú mismo la incidencia existente.
Listado de incidencias
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Desde el listado de incidencias se verán todas las incidencias que hayan creado los usuarios de limpieza o gestores, que aún estén pendientes por solucionar.
De forma rápida y visual, el sistema muestra la propiedad donde hay la incidencia, qué día se creó esta incidencia, el título y las observaciones de la incidencia.
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Calendario de mantenimiento
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La segunda opción de vista disponible será la opción de vista en calendario.
En este caso, la pestaña te muestra las reservas que hay en las propiedades, por si debes gestionar tú mismo alguna incidencia, que lo tengas todo más a mano.
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Gestión de las incidencias
Para terminar, cuando se entra dentro de una incidencia creada, hay varias gestiones que puedes hacer.
1.
Terminar la incidencia, para registrar que ya se ha arreglado.
2.
Añadir fotos de cómo ha quedado la incidencia arreglada.
3.
Añadir un informe sobre el arreglo.
4.
Registrar un cargo por haber arreglado esa incidencia.
Para obtener el acceso a la webapp de gestores, deberás ir desde
'Servidor > Registro de gestores > Entrar en tu usuario', y verás el enlace para tu webapp
.
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