App de usuarios de check-in/out
Una herramienta muy útil, que puedes utilizar, y que te permite realizar las entradas y salidas de una forma fácil y rápida, es nuestra webapp de check-in/out. Además, al ser un enlace único, con un acceso especial a una webapp donde solo podrán gestionar las entradas y salidas, puedes dárselo a tu personal.
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Con el acceso a la webapp de check-in, tu personal podrá gestionar las entradas y salidas. Permitirá completar cualquier dato que el huésped aún no haya rellenado.
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Para la webapp de check-in, las funciones principales son:
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Visualizar un listado de las próximas entradas, y salidas.
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Realizar el check-in, ya sea completando los datos que faltan, o en caso de tenerlo todo completado, revisar y confirmar.
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Realizar o confirmar el check-out.
- Visualizar un calendario en formato semanal con las reservas.
Listados de entradas y salidas
En primer lugar, podrás visualizar de forma rápida las entradas y salidas del mismo día, así como las entradas y salidas totales que habrá en los próximos 7 días.
Si accedes dentro de cada apartado, podrás visualizar, con un poco más de detalle, cada una de estas entradas o salidas. Verás información de vista rápida como, la propiedad, la reserva, el nombre del cliente, cuantas personas serán, y la hora de entrada (o salida).
Y finalmente, si accedes dentro de cada una de estas entradas o salidas, podrás ver la información final de toda la reserva. Datos de contacto, huéspedes, pagos y firmas.
Proceso de check-in presencial
El sistema de Icnea te permite realizar el check-in, en caso de hacerlo presencialmente, paso a paso de forma clara y marcada.
En total te aparecerán 4 pasos por realizar, cada uno marcado en amarillo (si aún faltan datos por completar), o en verde (si ya se ha hecho todo). En el caso específico del campo 'Pago', si el cliente ha pagado ya toda la reserva, pero aún le falta por pagar la fianza, el sistema os mostrará un tick conforme la reserva está pagada, pero de color amarillo para que se vea claramente que falta algo, en este caso la fianza, que a veces no es imperativo para que el cliente acceda a la propiedad.
Finalmente, te aparecerá el botón para confirmar que el check-in ya se ha finalizado. El cual estará bloqueado hasta que no hayas completado todos los pasos que hayas configurado como obligatorios. Para poder elegir qué es obligatorio y qué no, puedes ir a
'Servidor > Configuración del sistema > Webapps'
.
A continuación te mostramos cada uno de los pasos a completar en más detalles:
Datos de la Reserva
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Desde la pestaña de Datos de la Reserva, podrás terminar de completar los datos de contacto y dirección fiscal, necesarios para emitir facturas.
Además, podrás verificar con el cliente su hora de salida, su correo, o añadir observaciones si fuese necesario.
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Huéspedes
En la pestaña de huéspedes, podrás registrar los
pasaportes o documentos de identidad, para que posteriormente se pueda hacer la declaración de huéspedes a la hospedería adecuada.
Para facilitar el registro de huéspedes, hay una función de escaneo de documento.
Solo disponible en el formato de webapp móvil
. En el cual, podrás fotografiar el documento, y el sistema leerá los datos y los registrará.
Una vez se vayan introduciendo los huéspedes, el sistema también solicitará que añadas las fotos del anverso y reverso del documento, que hagas una selfie del huésped, o que añadas la firma del registro.
Todos estos datos se pueden activar o desactivar desde
'Servidor > Configuración del sistema > Webapps'
. Y además, también se puede elegir, si será o no obligatorio, que todos los adultos se hayan registrado y firmado, para poder hacer el contrato.
Pago
La pestaña de Pago, te permite terminar de cobrar la reserva al huésped. Puedes añadir un cobro manual (es decir, que hayas cobrado en efectivo), o también puedes abrir la plataforma del TPV para poner los datos de la tarjeta del cliente y cobrarle en ese momento. Lo mismo pasará con el cobro de la fianza.
Como usuario de check-in, también hay la función añadida de poder guardar unos gastos extras para el huésped, registrándolos como gastos de entrada.
Los pagos se activarán en base a:
¿Aún no tienes un TPV virtual integrado? Infórmate sobre los que se pueden integrar con Icnea desde
Configura tu TPV virtual
.
Contrato
Para finalizar el proceso general de check-in online, el último paso será solicitar al huésped que firmen el contrato.
El sistema genera un contrato base. En este contrato, hay las condiciones generales de contratación, que puedes editar desde
'Servidor > Textos de contratos y emails'.
Además, también podrás añadir una firma para el contrato desde el registro de gestores.
Proceso de check-out presencial
En el caso de realizar el check-out presencialmente, el proceso es mucho más rápido y sencillo.
El sistema permitirá confirmar el check-out, una vez la reserva haya sido confirmada de check-in. Sin embargo, el botón estará solo disponible, si todos los campos siguen estando completados.
En caso de que el huésped te haya reservado algún extra añadido a su reserva, y aún no le hayas cobrado, es en este momento en el cual el sistema mostrará que el apartado Pago falta por terminarse. En cuyo caso, deberás terminar de cobrar todos los extras, y solo cuando esté 100% completado, el sistema dejará confirmar el check-out.
Calendario semanal
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Finalmente, como usuario de check-in, puedes visualizar un calendario semanal, con la vista de todas las reservas en las propiedades.
Es una forma de ver el planning semanal de una forma más visual.
Desde esta misma pestaña, también podrás acceder a los datos de la reserva clicando en la "i" de información.
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Para dar acceso a tu personal de check-in/out, debes ir a
'Servidor > Registro de Usuarios'
y crear un usuario de check-in.
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