Configura los contratos y las condiciones de reserva
Hemos reservado un artículo concreto solo sobre los contratos y condiciones, dada la importancia de tener bien configurados estos apartados.
Desde el sistema de Icnea en 'Servidor > Textos de contratos y emails' podrás visualizar, revisar y editar todas las plantillas de textos y correos que disponemos en Icnea.
Entre todos ellos, hay 2 textos especialmente importantes; Las condiciones generales de contratación / Contrato de reserva de vivienda de uso turístico
Ambos textos son tan importantes, debido a que detallan ciertas condiciones que el huésped aceptará o firmará conforme está de acuerdo a tus normas y políticas.
- Las condiciones generales de contratación > Este texto se mostrará en 2 lugares. En primer lugar, cuando el cliente te esté realizando una reserva desde tu página web directa, hay unas condiciones que dicho cliente debe aceptar para poder seguir con la reserva. En segundo lugar, si el cliente ya te ha reservado, desde su webapp de huéspedes, también podrá visualizar dichas condiciones aceptadas en todo momento.
Un ejemplo práctico de las condiciones generales de contratación podría ser; que todos los datos proporcionados deben ser verídicos. Que puede que en algún momento antes de que los clientes lleguen al establecimiento, deban pagar algo por adelantado. Que si no pagan te puedes reservar el derecho a cancelar la reserva. Aprovechar para mencionar las políticas de cancelación y reembolso. Si hay, o no, opción a modificaciones de reserva y datos. Cargos extras obligados que podría tener que pagar el cliente (cargos de limpieza, tasas de la ciudad, etc.). Entre muchas otras condiciones que puedes especificar.
- Contrato de reserva de vivienda de uso turístico > Este texto se mostrará en el contrato que puedes firmar junto con el cliente al momento de realizarle el check-in. Tanto en la webapp de huéspedes, como en la webapp de check-in, el último paso por realizar siempre será firmar el contrato. Las condiciones que el cliente firmará, serán las que hayas completado en este apartado.
Un ejemplo práctico del texto para este contrato podría ser; informar de los horarios de entrada y salida. Informar de los sobrecostes por salidas fuera de hora. Informar del uso de la fianza, en caso de desperfectos en el establecimiento. Informar sobre normas de conducta (fiestas, ruido fuera de horario normalizado, etc.). Entre muchas otras condiciones que deba cumplir el cliente.
Por seguridad, el sistema de Icnea siempre tendrá la plantilla creada por defecto con un texto base. Pero será muy importante revisar y adaptar los textos según las normas y políticas de tu empresa.
Propiedades de uso mensual o anual
También tendrás 2 tipologías de texto adicional, en cada caso, para las ocasiones en que tengas propiedades de uso mensual o anual. En estos casos, es muy probable que las condiciones tanto de reserva, como de contrato, deban tener un texto distinto, en cuyo caso dispones del espacio para poder añadir un texto distinto.
Los textos de carácter mensual, se activarán automáticamente en la reserva o cliente, cuando sea una reserva de 28 noches o más.
Los textos de carácter anual, se activarán automáticamente en la reserva o cliente, cuando sea una reserva de 365 noches o más.
Textos personalizables según propiedad
Por defecto, el sistema solo te permitirá añadir los textos de forma generalizada. Es decir, mismo texto independientemente de la tipología o zona de la propiedad.
En caso de necesitar los textos distintos en base a la propiedad, hay la opción de activar la personalización de textos individualmente por cada propiedad.
Para activarlo, debes ir primero a 'Servidor > Configuración del sistema' y buscar el campo: Contratos y cuenta bancaria por propiedad, y guardarlo en SI.
Tras ello, ya podrás ir a 'Gestión > Registro y descripciones', y dentro de las propiedades te aparecerá la nueva pestaña 'Textos', en la cual podrás completar la misma tipología de textos que tienes en servidor, pero de forma individual por cada propiedad.
En caso de no completar los textos por propiedad, el sistema seguirá cogiendo los datos registrados en servidor. Si el texto es el mismo para la mayoría de propiedades, y solo en alguna de ellas debe ser distinto, solo tendrás que añadir el texto individual en ese caso específico. No es necesario completarlo en todas las propiedades.
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