Configuración del sistema
Desde la pestaña de 'Servidor > Configuración del sistema' podrás configurar varias funciones y características de tu propio sistema, para así poder activar/desactivar varias funciones en base a lo que realmente te será de utilidad con el sistema.
Sistema
Menús
En esta pestaña podrás elegir si hay menús del sistema que quieras o no usar, pudiendo elegir entre 3 opciones.
- Si: El menú principal del sistema será visible, y todas sus funciones existentes.
- No: El menú principal del sistema se ocultará, y, por lo tanto, no se podrá hacer uso de ninguna de sus herramientas. Debido a que el uso se ocultará por completo, solo algunos menús se pueden ocultar.
- Básico: Mantendrá el menú principal del sistema, pero con menos funciones. Las principales se mantendrán, pero las secundarias serán ocultadas.
Nuestra recomendación es que tengas configurado todos los menús en Básico, o en no, si crees que no le darás uso, para que tengas menos herramientas en vista a la vez. Y ir activando más opciones solo en caso de hacer un uso real de esas herramientas.
Idiomas
Además, también puedes escoger con qué idiomas quieres trabajar. Si activas el idioma, automáticamente saldrán todos los editores correspondientes por todo el PMS:
Ten en cuenta que si el idioma está activo, cualquier reserva que se reciba para ese idioma utilizará los editores correspondientes (por ejemplo, los emails automáticos, de check-in o de prepago).
Activa solo los idiomas con los que quieras trabajar, ya que será necesario rellenarlos todos para evitar errores en las conexiones. Es recomendable habilitar menos idiomas e ir ampliando poco a poco.
Emails y Pagos
Desde el apartado de Textos de contratos y emails, habrás podido configurar todas tus plantillas de correo. De las plantillas preexistentes de Icnea, hay una serie de correos que se pueden enviar automáticamente, y los puedes automatizar desde el apartado de configuración del sistema.
Ten en cuenta que si dejas el campo a "0 días", el sistema lo considera como desactivado, y no enviará nada.
No se pueden enviar correos el mismo día de la llegada/salida/reserva, debe ser siempre como mínimo con 1 día de margen.
Si quieres conocer en más detalle cómo configurar las plantillas de correo, y las funciones de cada una de ellas, puedes ir al artículo: ¿Qué emails y mensajes podemos configurar?
Contratos y Facturas
Contrato
Varios puntos que puedes configurar para que el contrato de alquiler que haces firmar al cliente al momento de realizarle el check-in muestre ciertos datos o no.
Facturación
Varios puntos relacionados con la factura que le puedes emitir al huésped.
Se puede configurar que la factura aparezca con más o menos detalle, por ejemplo, si indicas el campo "Factura detallada" en SI, la línea de las noches, dentro de una factura, se mostrará cada noche 1 línea distinta. En cambio, si pones que NO sea detallada, todas las noches se mostrarán en una única línea. Y así con distintos conceptos que puedes detallar en mayor o menor medida.
También tendrías la configuración de poder bloquear o no las reservas, una vez la factura ya ha sido emitida. Esto servirá para poder tener un mayor control de que una reserva ya facturada, no se pueda editar (lo ya facturado) para que no tengas problemas en un futuro si hay una inspección.
Finalmente, podrás configurar la fecha de facturación que el sistema te mostrará de forma automática, en base a si debe ser la misma fecha que la última factura que hayas emitido, o para que sea la fecha del día de hoy.
Reserva
Reserva/Observaciones/Descuentos/Cargos
En primer lugar, con el campo de "Reserva detallada" podrás elegir la forma de mostrar las noches en la confirmación de reserva y los recibos. Si van detalladas, se mostrará cada noche por separado, con su precio por noche. Si lo marcas como no detallado, se mostrará una sola línea con todas las noches y el total final.
Tienes la opción de poder elegir cómo pondremos las nuevas reservas que entren en Icnea. En estado solicitado, para que puedas revisar y confirmar cada una de las reservas que entren. O en estado confirmado directamente.
El resto de puntos, permiten ocultar o activar ciertos campos que tienes por el sistema.
La opción de poder añadir observaciones de distinta tipología a las reservas.
La opción de tener descuentos especiales para las reservas directas o de web.
Y la opción de poder aplicar cargos extras a tus reservas.
Tipo de cargos
Ambas opciones solo aplican para reservas de carácter mensual,
y te permite elegir de qué forma calculamos el importe total de fianza a pedirle al cliente que paguen, pudiendo elegir entre el importe de la fianza configurado a través de la configuración del alojamiento, que el primer pago sea el mismo importe que salga del primer mes de alojamiento, o sin solicitar prepago de fianza.
Y además podrás elegir si los cobros de cada mes van por días prorrateados, el mes completo, o por quincenas.
Formulario de reserva
Si tienes la página web directa hecha con Icnea, por aquí podrás definir los campos opcionales del motor de reservas.
En el caso de la hora de llegada, te permite marcar el rango de horas que permitirás indicar a tus huéspedes, cuando hagan la reserva por la web.
El resto de datos, te permiten indicar si el formulario de reserva de la web pedirá o no ciertos campos.
Estados reserva
Por defecto, las reservas saldrán en el calendario con unos colores predeterminados, que corresponden a su estado. De esta forma, puedes saber muy rápidamente qué gestiones se tienen que hacer para cada reserva.
Estos colores los puedes personalizar, tanto aprovechando el color por defecto pero pudiendo elegir entre tono claro o oscuro, como eligiendo una personalización completa del color.
Webapps
En este apartado, podrás configurar las restricciones o permisos, para las webapps de huéspedes y check-in.
En primer lugar, la primera parte de campos te permiten elegir si hay más o menos restricciones referentes a la introducción de datos por parte de los huéspedes. La posibilidad de activar que se pueda escanear los documentos a través de la cámara de un dispositivo móvil. Que el sistema pida más detalles de fotos de los documentos o personas, al momento de registrar los huéspedes. Y los requisitos para poder firmar el contrato.
En segundo lugar, podrás elegir, de cara a tus usuarios de check-in, si para poder finalizar todo el proceso de check-in, hay ciertos campos obligados a completar, o no.
Finalmente, hay 3 campos adicionales relacionados con permisos. Para ver el código de apertura de puertas, aunque no sea el día y hora de entrada. Para que el usuario de check-in no pueda ver los importes de la reserva. Y para configurar, si la fianza se podrá pagar desde la webapp de huéspedes, antes de la llegada, o el mismo día de llegada, pensado para las preautorizaciones donde se devuelve el dinero de forma automática.
Otros
Tarifas
Por defecto, el sistema solo tendrá configurada la tarifa de 1 noche (obligatoria por el sistema y canales), y sin tarifas mensuales, pero desde configuración del sistema, podrás activarte nuevas tarifas para poder ofrecer un plan tarifario más extenso.
Ten en cuenta que las tipologías de tarifa, según ocupación o política, se configurarán todas ellas desde 'Gestión > Definición de tarifas', pero en caso de querer ampliar aún más tu oferta de precios, puedes añadir hasta 12 columnas adicionales de precio, para poder ofrecer un precio por noche distinto si reservas 3 noches o más, 7 noches o más, 14 noches o más, por ejemplo. Lo llamado por los canales como 'Length Of Stay Pricing'.
Si hubiese alguna de estas tarifas por número de noches que finalmente no quieres seguir aplicando, puedes eliminarlo con el icono de la papelera. Siempre vigilando que ya lo tengas eliminado o desconectado de los canales donde compartimos este tipo de tarifas.
De cara a las tarifas mensuales, al activar el punto, desde introducción de precios se te activarán toda la tabla tarifaria por meses. Solo configurable para enviar a web, y algunos canales puntuales de venta mensual.
Región
Te permitirá elegir la zona horaria desde la cual trabajas, para que los horarios de las reservas, envío de correos y logs se muestren con tu fuso horario.
Además, también podrás elegir tú mismo, el tipo de moneda con el que tendrás todos los precios de Icnea.
Configuración
Esta parte tiene configuración general del PMS, que no es de una temática específica.
Podrás encontrar configuraciones relacionadas con la visualización de propiedades en los calendarios, el orden de las propiedades, la activación de pestañas o funciones adicionales, la elección de cómo el sistema detectará tus gestiones pendientes y tus planificaciones diarias. Además de poder añadir la integración a un programa de contabilidad.
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