El sistema de Icnea te permite configurar múltiples plantillas de correo, para comunicarte con el cliente e informarle de todo lo necesario. Muchos de estos correos, podrán, además, configurarse como automáticos, para que no te tengas que preocupar de nada, más que de revisar que te completen los datos solicitados, te paguen, etc. para así poder reclamar al cliente, en caso necesario.
De todas estas plantillas, algunas existen siempre por defecto en el sistema, y te permitirán hacer uso de los estados de las reservas. Pero también podrás crearte plantillas totalmente propias y personalizadas.
Primero de todo, para que puedas revisar, editar, personalizar o crear todas estas plantillas de correos, deberás acceder en 'Servidor > Textos de contratos y emails'.
Correos
Dentro de esta pestaña al final de la página encontrarás las plantillas que hay por defecto en el sistema, que se detallan a continuación:
- Email de propuesta de disponibilidad: Plantilla que te aparecerá cuando estás creando una propuesta de disponibilidad, para tus clientes, desde 'Reservas > Búsqueda de disponibilidad'. Los códigos de sustitución no funcionarán en esta plantilla, debido a que no hay una reserva de la que obtener datos aún, y al poder hacerse una propuesta con varias propiedades, no hay solo una propiedad de la que coger los datos.
- Email de reserva on-request: Correo que se enviará al cliente, cuando te hagan una reserva desde tu página web directa, en formato de "Reserva On-Request", para que el cliente sepa que has recibido correctamente su solicitud, y te pondrás en contacto con ellos.
- Email de reserva on-request prepagada: Pensado para el mismo tipo de reserva en formato "Reserva On-Request" de la web directa, pero en el caso específico que hayas pedido que te realicen un primer pago para confirmar la reserva. En este caso, es posible que el texto tenga que ser ligeramente distinto, para concretar que la solicitud y pago para confirmar la reserva se ha recibido.
- Email de confirmación: Correo que se enviará al cliente, cuando te hagan una reserva desde tu página web directa, en formato de "Reserva Online", para que el cliente sepa que su reserva se ha terminado correctamente. Además, también es el correo que se enviará al cliente, si envías el correo de forma manual desde dentro de una reserva ya terminada. En este correo, hay una primera parte de datos de la reserva (datos del cliente que ha hecho la reserva, propiedad e importes) que se colocarán de forma automática en el correo.
- Email de petición de prepago: Correo que se enviará al cliente con la petición para que paguen un %, distinto al total, de la reserva. En caso de que tengas un TPV virtual integrado, aparecerá un botón que llevará al cliente a la plataforma de pago online. Este correo te actualizará el estado de tu reserva a 'Reserva pendiente de pago'.
- Email de petición de pago total: Correo que se enviará al cliente con la petición para que paguen el resto de la reserva que quede pendiente por pagar. Diferenciado del de petición de prepago, para que puedas añadir algún comentario respecto a que su reserva ha sido totalmente pagada. En caso de que tengas un TPV virtual integrado, aparecerá un botón que llevará al cliente a la plataforma de pago online. Este correo te actualizará el estado de tu reserva a 'Reserva pendiente de pago'.
- Email de petición de pago del depósito: Correo que se enviará al cliente con la petición para que paguen, concretamente, la fianza de la reserva. En caso de que tengas un TPV virtual integrado, aparecerá un botón que llevará al cliente a la plataforma de pago online.
- Email de recordatorio y petición de registro de huéspedes: Correo pensado para que el cliente haga el check-in online. El envío automático se podrá hacer días antes de la llegada, y es el correo pensado para que añadas el código de sustitución de la webapp de huéspedes, para que así el cliente te empiece a completar sus datos. Este correo te actualizará el estado de tu reserva a 'Reserva recordada'. El correo solo se enviará si la reserva ha sido confirmada previamente.
- Email de agradecimiento: Correo pensado para después del check-out, donde se pide al cliente que ya se ha alojado, que te dejen una valoración. En caso de añadir el código de sustitución de las reviews, se habilitará un botón que llevará al cliente a una página para dejar el comentario. Este correo te actualizará el estado de tu reserva a 'Reserva completada'. El correo solo se enviará si la reserva ha sido dada de check-in previamente.
- Email de notificación de cobro: Correo que se enviará al cliente para notificarle que se le ha efectuado un cobro recurrente a su tarjeta.
- Email de confirmación de reserva para el huésped: El correo de confirmación enviado al cliente consiste en total de 2 correos. El principal con toda la información de la reserva, y el segundo correo con el PDF adjunto. Este correo te permite editar el texto de dicho correo con el PDF en adjunto.
- Email con factura para el huésped: En caso de que uses el módulo de facturación al cliente, tras haber emitido la factura, esta se puede enviar por correo al cliente. Con este correo podrás editar el texto que acompaña al PDF de la factura.
- Email con contrato para el huésped: Una vez el contrato ha sido firmado, puedes enviar el contrato por correo al cliente. Con este correo podrás editar el texto que acompaña al PDF del contrato.
- Email de confirmación de pago para el huésped: En el momento en que el cliente te haya pagado la reserva en su totalidad, se le manda de forma automática un correo informando de que ya ha pagado todo con una confirmación de su reserva. Con este correo podrás editar el texto que acompaña a la confirmación.
- Email de cancelación de reserva para el huésped: Cuando se cancela una reserva, puedes enviarle un correo de forma manual a tus clientes para que reciban la cancelación de su reserva. Con este correo podrás editar el texto informando de esta cancelación.
- Email de confirmación de reserva para propietario: Desde el registro del propietario puedes configurar si quieres enviarle una notificación de nueva reserva al propietario. Además de poder configurar qué datos mostrarle o no al propietario con la configuración de la extranet del propietario, con este correo también podrás personalizar el texto que acompaña los datos de la nueva reserva.
- Email de cancelación de reserva para propietario: Al igual que el correo de nueva reserva, también se le puede enviar un correo de cancelación al propietario, el cual podrás personalizar con este correo.
- Email con liquidación para propietario: En caso de que uses el módulo de facturación al propietario, tras haber emitido la factura, esta se puede enviar por correo al propietario. Con este correo podrás editar el texto que acompaña al PDF de la factura.
- Email con factura para agencia: En caso de que uses el módulo de facturación a las agencias offline, tras haber emitido la factura, esta se puede enviar por correo a la agencia. Con este correo podrás editar el texto que acompaña al PDF de la factura.
- Email de confirmación de reserva para la agencia: En caso de tener una agencia de venta offline, tras haber creado la reserva manualmente dentro del sistema, puedes enviar por correo la confirmación a la agencia. Con este correo puedes editar el texto que acompaña a los datos de confirmación de la reserva.
Aparte de estas plantillas, también podrás crear plantillas extra personalizadas, configurar sus contenidos y automatizar el envío de estas.
Para hacerlo, solo tendrás que clicar en el botón "Añadir plantilla de correo", que te aparece al final de la página.
Podrás utilizar los códigos de sustitución, tanto en las plantillas predefinidas, como en las que crees nuevas para ti. Para saber más acerca del uso de estos códigos de sustitución puedes ir al artículo:
Personaliza el contenido con códigos de sustitución.
Mensajes
En el caso de tener plataformas como Airbnb, sincronizadas con Icnea, este tipo de canales no nos comparten el correo del cliente, de forma que para poder comunicarte a través de correos automáticos con el cliente, deberás hacer uso de la herramienta de envío de mensajes.
Parecido a un correo, el mensaje te permitirá enviar la información necesaria al cliente, pero en vez de a través del correo electrónico, a través de la mensajería por chat que tiene el portal.
El apartado de mensajes lo encontrarás al final de toda la página de textos de contratos y emails. Igual que con los correos normales, podrás crear tus propias plantillas, hacer uso de los códigos de sustitución, y automatizar el envío de este mensaje.
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