Configura los pagos de la reserva y automatízalos
Desde Icnea ofrecemos distintas opciones para poder solicitar o automatizar las peticiones de pago para que solo tengas que revisar que los clientes te van pagando, sin que tengas que enviar tú los correos de forma manual.
Reservas directas de web
Si quieren que los clientes os paguen un % de la reserva, en el mismo momento en que efectúan la reserva, se puede configurar un pago obligatorio para finalizar la reserva.
Para configurar dicho pago puedes hacerlo desde 'Alojamientos > Configuración Tarifas y Precios > Dentro de cada propiedad > Tarifa > Campo Pago Anticipado'.
El % que introduzcas en este apartado será el que se solicitará para finalizar la reserva de la web.
En caso de que un cliente empiece a realizar una reserva por la página web, llegue al proceso de pagarte a través del TPV, pero no termine el proceso, la reserva te llegará a Icnea como "Estado Reserva pendiente", para que puedas gestionarlo y contactar a tu cliente directo para ayudarle a terminar su reserva.
Reservas de canales
Hay algunos canales como Airbnb, y en ciertos casos Booking, que son ellos mismos quienes gestionan los pagos de los clientes. Sin embargo, hay muchos otros canales que no gestionan los pagos y dicha gestión la debes realizar tú.
Para que no te suponga un trabajo extra, tenemos la posibilidad de configurar un correo automático de solicitud de pago inicial de la reserva, el cual se enviará en el momento en que Icnea reciba la reserva de dicho portal.
Para poder configurarlo, puedes hacerlo desde 'Integraciones > Registro de Agencias > Dentro de cada canal afectado > Campo "Al Recibir la reserva enviar la petición de prepago del ....."'.
El % que introduzcas en este apartado será el que se envíe por correo justo en el momento de recibir la reserva del portal.
Solicitudes de 2º pago o pago final
Tras la primera solicitud de pago, hay la posibilidad de pedir un segundo pago parcial o un pago final del total de la reserva para todas las reservas que aún te quede algún importe pendiente por cobrarle al cliente.
Para poder configurar el envío automático de estas opciones puedes configurarlo desde 'Servidor > Configuración del sistema > Emails y pagos > Emails de Pago Parcial y/o Pago Total'.
Estos correos enviarán la solicitud de pago hacia el cliente, de un % de lo que quede pendiente por pagar, ya sea el 100% (pago total) o un importe distinto al total (pago parcial). Y puedes elegir cuantos días antes de la llegada se enviará dicho correo automático.
Envío manual de la petición de pago
En cualquier caso, siempre existirá la posibilidad de que tú envíes la petición de pago de forma manual para una reserva en concreto.
Para ello, deberás ir directamente desde dentro de la reserva, en la pestaña de 'Transacciones > Campo "Pago Anticipado"'.
Para poder enviar el correo, primero de todo deberás añadir el importe que quieras solicitar, el cual puede ser cualquiera siempre que sea inferior a lo pendiente por pagar.
- Si el importe indicado es inferior al valor "pendiente de pago", el sistema te enviará el correo de "Petición de prepago de la reserva".
- Si el importe indicado es exactamente igual que el valor "pendiente de pago", el sistema te enviará el correo de "Petición de pago total de la reserva".
Tras haber guardado el importe, y siempre que la reserva tenga un correo registrado, te aparecerá el icono del sobre, el cual sirve para poder enviar el correo de forma manual, con la solicitud de pago indicada.
Solicitar petición de pago a través de la webapp de huéspedes
En caso de que envíes el acceso a la webapp de huéspedes a tus clientes, también puedes pedirles que te paguen directamente a través de la webapp.
Para ello, deberás especificar en el correo con el acceso a la webapp, que al acceder hagan los pagos que vean pendientes.
Si quieres ver en más detalle como funciona la webapp de huéspedes puedes ir al artículo App de huéspedes.
Configuración de la plantilla de correo de solicitud de pago
Tanto el correo de solicitud de pago total, como el de solicitud de pago parcial, tienen una plantilla configurada de forma automática por Icnea, sin embargo, dicha plantilla la puedes personalizar a tu gusto.
Para ello puedes hacerlo desde 'Servidor > Textos de contratos y Emails > Plantillas "Email de petición de prepago/pago de la reserva"'.
Podrás personalizar como desees estas plantillas, pero teniendo presente que deberás incluir el código de sustitución {paymentbutton} para que dentro del correo se habilite el botón para ir a la pasarela de pago del TPV, el enlace a Paypal o la información para realizar la transferencia bancaria.
Si quieres saber más sobre la configuración y personalización de plantillas de correo puedes ir al apartado de la Comunicación con los huéspedes.
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