Contenido de una Reserva
Una reserva, ya sea creada manualmente, o recibida a través de un canal, dispone de varias pestañas de información.
Estas pestañas se ordenan en:
-
Reserva:
Datos del titular de la reserva y observaciones.
-
Transacciones:
Datos de las noches, precios y pagos.
-
Huéspedes:
Datos de cada huésped alojado en dicha reserva.
-
Chat:
Chat junto con el huésped, ya sea a través de los portales que tengan integración, o a través del chat de la guest app.
-
Correo:
Historial de los correos enviados, o para enviar nuevos correos manualmente.
- Logs: Todo cambio que haya sufrido la reserva, indicando quién, cuándo y dónde ha sucedido el cambio.
- Historial: Historial de las reservas de este mismo cliente, de sus facturas, o del envío de declaración de huéspedes enviado a la hospedería.
Para que el sistema te permita registrar una reserva de la forma más rápida posible, hay 4 datos que serán 100% obligatorios: Nombre del cliente, correo, añadir los días de la reserva, y el importe. Con estos 4 datos, la reserva ya estará bloqueando fechas, y podrás acabar de completar el resto de datos secundarios con más calma.
Reserva
La pestaña de 'Reserva', se organiza en varios apartados de información del titular de la reserva:
-
Datos de la reserva: Información de los números de localizador de Icnea y el portal de venta (en caso de tener). También te permite ver cuando se efectuó la reserva, y colocar un color especial único para esta reserva.
- Datos del titular: Información del titular de la reserva. Correo al que se le enviarán las comunicaciones, nombre, idioma en que se comunicará con el huésped, número de personas totales de la reserva y información adicional del nº de vuelo.
- Entrada & Salida: Información de la entrada y salida de la reserva. Horarios del cliente, así como el personal que hará el check-in/out y de qué forma.
- Datos de cobro: Para indicar la tarjeta de crédito o débito del cliente.
- Datos de contacto: Para indicar los datos de facturación del cliente. Dirección y código fiscal (DNI, CIF, Passaporte). Estos datos serán los que cogerá el sistema para realizarle la factura de su reserva
- Aplicaciones: Muestra el enlace a la webapp del huésped. Este link es el que se le enviará al huésped a través de las comunicaciones automáticas del sistema. Y donde el huésped podrá completar los datos de su reserva.
- Llave: En caso de estar integrado con alguna empresa de llaves electrónicas o por código, el sistema muestra las llaves y te permite crear nuevas o actualizar ya existentes. Estas llaves se mostrarán en la webapp del huésped.
- Clasificación: Para elegir motivos de las reservas, e indicar etiquetas previamente creadas. Estas clasificaciones os servirán para poder crear campañas de marketing desde el módulo de Marketing del sistema. Si quieres ver más información acerca del módulo de Marketing puedes ir al apartado CRM y circulares .
- Observaciones: Permite añadir comentarios adicionales a la reserva. Las observaciones de cliente son comentarios, que el cliente también podrá visualizar. El resto de comentarios son de carácter interno, siempre teniendo en cuenta que una observación de entrada será visible por un usuario de check-in/out o limpiezas, y así con cada tipología de observación.
Transacciones
|
|
Desde la pestaña de 'Transacciones' el sistema permite visualizar, modificar, añadir o eliminar información de las noches y precios de la reserva. O añadir posibles extras o suplementos.
También es la pestaña por donde añadir los cobros realizados de la reserva, o para indicar qué valor se le debe solicitar al cliente, desde 'Pago anticipado', para así poder mandarle la solicitud de pago de la reserva de forma manual.
Finalmente, puedes confirmar o cancelar la reserva.
|
Huéspedes
La pestaña de 'Huéspedes' permite visualizar el registro de huéspedes realizado.
El registro puede haber sido, manual desde el PMS, manual desde la webapp de check-in, o hecho por el propio huésped desde su guest app.
Si hubiera algún error lo puedes editar de forma manual. O visualizar la información, no solo de los datos, sino también de las fotos solicitadas.
Chat
|
|
Desde la pestaña de 'Chat' podrás ver los mensajes que el propio huésped te ha enviado, y responderle.
En caso de reservas de canales, como Booking o Airbnb, que disponen de un chat propio, la herramienta del chat de Icnea es una conexión directa con el chat del portal. Si el cliente os escribe desde el chat de Airbnb, éste se recibirá en Icnea, y podréis contestarle directamente desde Icnea, de forma que la respuesta el cliente lo recibirá en su app de Airbnb también.
|
Correo
Desde la pestaña de 'Correos' puedes visualizar, tanto los correos ya enviados, para verificar si un correo automático ha sido enviado, o para ver el contenido del propio correo, como también puedes enviar un nuevo correo totalmente manual, a través del PMS, para que se quede registrado.
Al darle al botón 'Nuevo Correo', el sistema te abrirá una plantilla para que puedas escribir el asunto y texto del correo, o para elegir de una de las plantillas que tengas creadas, pudiéndola editar en ese mismo instante.
Logs
El sistema se graba cualquier cambio que se haya producido dentro de una reserva, así como quién y cuándo se realizó dicho cambio.
Es por ello, que es muy importante tener bien registrado cada usuario que pueda acceder al PMS, ya que así se podrá tener un control de qué persona hizo el cambio exactamente.
Hay cierta información base, como si las noches, cobros o limpiezas se han añadido, borrado o modificado. Pero en caso de tener dudas, al interpretar alguno de los logs, no dudes en ponerte en contacto con support@icnea.net
. Te ayudaremos a entender el log de cambio.
Historial
Desde la pestaña de 'Historial', el sistema informa de todas aquellas reservas de éste mismo cliente, para que podáis visualizar de forma ágil, información antigua del mismo cliente.
Además, también os permite ver si ya se le ha realizado la factura de su reserva, enviársela por correo, o volver a descargárosla.
Y, en caso de tener integración con una hospedería en formato automático, también os indicará, el día después de la entrada del huésped, el día, hora y nº de declaración de registro hecha en la hospedería en cuestión.
Related Articles
Crea una reserva
Para añadir una reserva con el mínimo de información tienes que seguir estos pasos: 1. Ve a 'Reservas > Calendario de reservas'. 2. Ponte en el mes de la reserva y clica encima del día del check-in del alojamiento que corresponde > Y dale a Añadir ...Busca una reserva
Buscador general Desde cualquier apartado del PMS de Icnea tienes el buscador general donde puedes indicar tanto el nº de localizador de Icnea como el nº de referencia del portal y el sistema te buscará la reserva. Listado de reservas En el menú de ...Estados de una reserva
A medida que se avanza con las reservas, esta puede ir cambiando de estado para poder saber rápidamente que falta hacer con la reserva desde 'Reservas > Reservas por estado' RESERVAS INACABADAS Son las reservas que el sistema no ha podido colocar en ...Modifica fechas e importes de una reserva
Hay ocasiones en que un cliente quiere alargar una reserva, o hacer un cambio de fechas. Al mismo tiempo, también puede haber un cambio de precios debido a alguna oferta, cambio de propiedad o por equivocación al introducir la reserva. Para todos ...Anula una reserva
Para poder cancelar una reserva debes ir dentro de la reserva, y clicar en el botón "Cancelar reserva". Te saldrá una ventana para escoger el motivo de la cancelación: Tienes que rellenarlo y volver a clicar al botón de "Cancelar reserva". La doble ...