Já tenho a reserva confirmada. E agora?

Você já confirmou a reserva, mas o que mais deve fazer para gerenciá-la?

A Icnea oferece diversas ferramentas para que você possa continuar gerenciando as reservas e oferecer um serviço personalizado aos seus hóspedes. A seguir, indicamos algumas das funções que você pode utilizar.

1. Falta pagar uma parte da reserva? Configure os e-mails de solicitação de pagamento poucos dias antes da chegada ou envie-os manualmente.

O e-mail de solicitação de pagamento pode ser personalizado e configurado para envio automático a partir do menu 'Servidor' e suas abas 'Textos de contratos e e-mails' e 'Configuração do sistema'.

Para mais informações sobre como personalizar modelos e automatizar envios, consulte o artigo: Quais e-mails e mensagens podemos configurar?

Recomenda-se ter um TPV virtual integrado com a Icnea, para que o hóspede, ao receber o e-mail, possa pagar diretamente através de uma plataforma de pagamento online com seu cartão de crédito ou débito. Para mais informações sobre as plataformas de pagamento online, visite a seção sobre TPVs e pagamentos do centro de ajuda.

2. Dê acesso aos seus hóspedes à webapp própria. A partir dela, eles poderão realizar funções como registrar hóspedes, pagar, assinar, entre outras. Para mais informações sobre a webapp de hóspedes, consulte o artigo App de hóspedes.

Para enviar o link da webapp de hóspedes, recomendamos utilizar o e-mail "E-mail de lembrete de entrada e solicitação de registro de hóspedes", que pode ser encontrado em 'Servidor > Textos de contratos e e-mails'.

3. Ofereça serviços adicionais. Além do acesso à guest app, é importante oferecer toda a informação necessária, indicar os serviços disponíveis ou atividades que você oferece.

Para isso, recomendamos revisar as instruções da guest app. Com essas instruções, você poderá fornecer mais detalhes aos hóspedes sobre como chegar à propriedade, regras adicionais da casa ou qualquer outra informação relevante. As instruções podem ser configuradas em 'Gestão > Registro e descrições > Instruções'. Mais detalhes podem ser encontrados em Configura as instruções para a tua webapp de hóspedes.

Além disso, se você tiver uma conta na Civitatis, onde oferece atividades, pode conectar a Icnea à Civitatis para que na guest app haja uma aba onde os hóspedes possam ver e reservar suas atividades. Para integrar-se com a Civitatis, consulte Civitatis.

Caso não tenha uma conta na Civitatis, a Icnea também oferece o módulo de 'Experiências', no qual você pode criar e gerenciar suas próprias atividades diretamente do PMS. Ainda não disponível para integrar com a guest app!

4. Chegaram! Receba-os e faça o check-in.

Se você recebe seus clientes pessoalmente, recomendamos usar o módulo de check-in da Icnea. Para isso, acesse a aba 'Reservas > Planejamento de entradas' para fazer o check-in pelo computador. Para mais informações, consulte Faça o check-in e o check-out de uma reserva.

Ou, se preferir fazer pelo celular ou tablet, use o app de check-in ou de gestor. No módulo de check-in, você terá cada dado a ser completado passo a passo, poderá registrar os hóspedes ou ler através do leitor móvel com foto, pagar o restante ou finalizar a assinatura dos hóspedes ou contrato. Mais informações sobre o funcionamento desses apps podem ser encontradas em App de usuários de check-in/out.

Se o check-in não for presencial, informe detalhadamente os passos a seguir nos e-mails com o acesso à guest app. Assim, você garantirá que a maioria dos hóspedes saiba realizar o check-in completamente. Além disso, você pode integrar diferentes empresas de fechaduras eletrônicas para que o hóspede receba o código ou link de abertura diretamente pela guest app. E somente se completarem o registro, pagarem, etc., a chave será ativada no dia e hora do check-in. Para saber mais sobre as empresas que podemos integrar, consulte a pasta de Integrações com empresas de chaves e fechaduras.

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