Haz el check-in y el check-out a una reserva
En caso de recibir a tus clientes de forma presencial, te recomendamos que uses el módulo de check-in de Icnea, el cual te explicaremos a continuación.
Para ello, puedes ir desde la pestaña en 'Reservas > Entradas', para hacer el check-in a través del ordenador.
En caso de hacerlo desde un móvil o tablet, te recomendamos abrirlo con la app de check-in, o de gestor. Desde este módulo de check-in tendrás paso a paso cada dato que debes completar, podrás registrar los huéspedes o leerlos a través del lector móvil con foto, pagar algo restante, o acabar de firmar los huéspedes o contrato. Puedes informarte sobre el funcionamiento de estas apps desde App de usuarios de check-in/out.
Si el check-in no es de forma presencial, deberás informarle más detalladamente de los pasos a seguir, con los correos que les mandas del acceso a la guest app. De esta forma te asegurarás que la mayoría de huéspedes sepan realizar todo el check-in completamente. Además, podrás integrar con distintas empresas de cerraduras electrónicas, para que el huésped reciba el código o enlace de apertura, directamente desde la guest app. Y solo en caso de que hayan completado el registro, hayan pagado, etc. se les activará la llave, el día y hora de check-in. Para informarte sobre qué empresas podemos integrar puedes ir a la carpeta de Integraciones con empresas de llaves y cerraduras.
Entradas - Cómo hacer el check-in
Si vas a la sección de entradas desde 'Reservas > Entradas', podrás visualizar una lista de todas las reservas que os entran durante la semana en curso, en orden de llegada, primero por día, y después por hora de entrada estipulada en la reserva, aunque podrás reordenar la visualización de las reservas en base a las diferentes columnas que tenemos disponibles.
La vista semanal es una configuración por defecto, pero si vas a 'Servidor > Configuración del sistema > Otros' y buscas el punto 'Planificación de entradas y salidas', también puedes elegir si la vista prefieres que sea diaria (es decir, ver únicamente las entradas y salidas del día actual), o mensual.
En esta pestaña podrás ver varios datos de rápida visualización, para hacerte una idea del estado de la reserva. Por ejemplo, podrás ver el origen de la reserva, si es de canal o reserva directa, alguna observación añadida en la reserva, si ya lo han pagado todo o les falta algo por pagar, y si ya han registrado los huéspedes de la reserva. En este último caso, se muestra el número de personas en color gris; si ya se han registrado todos los huéspedes. O en color rojo; si no se ha registrado ninguno, o faltan datos.
Podrás ver que a la izquierda de cada reserva hay varios iconos.
El icono de la impresora, te permite imprimir directamente el contrato o recibo, según como lo tengas configurado desde 'Servidor > Configuración del sistema'.
El icono del documento, te permite realizar todo el proceso del check-in. Te dará paso a paso, cada uno de los campos que debes terminar de rellenar o completar, para tener todo el check-in bien completado. Siendo el proceso de; añadir los distintos huéspedes que sean. Completar los datos de facturación y finalizar pagos pendientes. Firmar los huéspedes registrados. Revisar y firmar el contrato de la reserva.
El icono de la puerta que entra, te permite confirmar que el check-in ya se ha terminado.
Cuando le des a 'check-in confirmado' los huéspedes ya no podrán modificar ningún dato de su reserva o registro por seguridad. Si faltan huéspedes por registrar, o no lo han terminado, no marques el check-in aún.
Es importante marcar que el check-in se ha finalizado, cuando realmente sea así, ya que si tienes automatizado el envío de correos de agradecimiento, dicho correo solo se enviará si la reserva se ha registrado como 'Entrada', es decir, si se ha marcado el check-in como completado.
Salidas - Cómo hacer el check-out
El siguiente paso que deberás hacer, será realizarle el check-out a tu huésped. En este caso, el proceso será mucho más rápido, ya que todos los datos ya habrán sido previamente completados, y solo deberás revisar que no hayan pedido ningún extra durante su estancia que deba ser cobrado.
En caso de tenerlo todo correctamente completado, hay 2 iconos que puedes usar.
El icono del mantenimiento, te permite crear una tarea de mantenimiento, o incidencia, de la propiedad a la que estás haciendo la salida. Solo deberás añadir un título, una explicación, y de forma opcional, fotos, y guardar. Una vez creada, esta incidencia estará disponible desde la pestaña de 'Reservas > Incidencias y mantenimiento', o desde el propio usuario de la webapp de mantenimiento.
El icono de la puerta que sale, te permite confirmar que el check-out ya se ha terminado, y que los clientes ya se han ido. De forma que la propiedad ya estará lista para limpiar.
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