Ya tengo la reserva confirmada. ¿Y ahora qué?
Ya has confirmado la reserva, pero ¿qué más debes hacer para gestionarla?
Icnea ofrece distintas herramientas para que puedas seguir gestionando las reservas y que puedas ofrecer un servicio de tú a tú con tus huéspedes. A continuación te indicamos algunas de las funciones que puedes utilizar.
1. ¿Aún falta por pagar una parte de la reserva? Configura los correos de solicitud de pago pocos días antes de la llegada o envíalos de forma manual.
El correo de petición de pago se puede personalizar y configurar para enviar automáticamente desde el menú de 'Servidor' y sus pestañas de 'Textos de contratos y emails' y 'Configuración del sistema > Emails y pagos' respectivamente.
Para ver más acerca de como personalizar plantillas y automatizar envíos, ir al artículo: ¿Qué emails y mensajes podemos configurar?
Es recomendable tener un TPV virtual integrado con Icnea, para que el huésped, al recibir el correo, ya pueda pagarte directamente desde una plataforma de pago online con su tarjeta de crédito o débito. Para ver más información acerca de las plataformas de pago online visita el apartado sobre los TPV y pagos del centro de ayuda.
2. Dale acceso a tus huéspedes a su webapp propia. Desde ella podrán realizar funciones como registrar huéspedes, pagar, firmar, entre muchas otras. Para ver más acerca de la webapp de huéspedes, puedes ir al artículo App de huéspedes.
Para enviar el enlace con el enlace a la webapp de huéspedes te recomendamos utilizar el correo "Email de recordatorio de entrada y petición de registro de huéspedes", el cual puedes encontrar desde 'Servidor > Textos de contratos y emails'.
3. Ofrece servicios adicionales. Además del acceso a la guest app, también es importante ofrecerle toda la información necesaria, indicarle los servicios que le puedes ofrecer, o si tienes actividades para realizar.
Para ello, te recomendamos revisarte las instrucciones de la guest app. Con estas instrucciones, podrás darle más detalles a tus huéspedes sobre, cómo llegar a la propiedad, normas de la casa adicionales, o cualquier información adicional que pueda ser de su interés. Las instrucciones las podrás configurar desde 'Alojamientos > Configuración alojamientos > Instrucciones'. También puedes ver más detalles desde Configura las instrucciones para tu webapp de huéspedes.
Además, si tienes una cuenta con Civitatis, donde ofreces tus actividades, puedes conectar Icnea con Civitatis, y que en la guest app tengan una pestaña para poder ver tus actividades y reservártelas. Para ver como integrarte con Civitatis ir a Civitatis.
En caso de no disponer de cuenta con Civitatis, desde Icnea también ofrecemos el módulo de 'Experiencias', en el cual puedes crearte tus propias actividades y gestionarlas directamente desde el PMS.
4. ¡Ya han llegado! Recíbeles y haz el check-in.
En caso de recibir a tus clientes de forma presencial, te recomendamos que uses el módulo de check-in de Icnea. Para ello, puedes ir desde la pestaña en 'Reservas > Entradas', para hacer el check-in a través del ordenador. Para ver más información, ir a Haz el check-in y el check-out a una reserva.
O en caso de hacerlo desde un móvil o tablet, te recomendamos abrirlo con la app de check-in, o de gestor. Desde este módulo de check-in tendrás paso a paso cada dato que debes completar, podrás registrar los huéspedes o leerlos a través del lector móvil con foto, pagar algo restante, o acabar de firmar los huéspedes o contrato. Puedes informarte sobre el funcionamiento de estas apps desde App de usuarios de check-in/out.
Si el check-in no es de forma presencial, deberás informarle más detalladamente de los pasos a seguir, con los correos que les mandas del acceso a la guest app. De esta forma te asegurarás que la mayoría de huéspedes sepan realizar todo el check-in completamente. Además, podrás integrar con distintas empresas de cerraduras electrónicas, para que el huésped reciba el código o enlace de apertura, directamente desde la guest app. Y solo en caso de que hayan completado el registro, hayan pagado, etc. se les activará la llave, el día y hora de check-in. Para informarte sobre qué empresas podemos integrar puedes ir a la carpeta de Integraciones con empresas de llaves y cerraduras.
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